Hogyan kell interjúztatni

Bevezetés

Az interjú egy kulcsfontosságú lépés a munkaerő-felvételi folyamatban, ahol a munkáltató és a jelölt kölcsönösen megismerhetik egymást. Egy jól lefolytatott interjú nemcsak a munkáltató számára nyújt értékes információkat a jelölt alkalmasságáról, hanem a jelölt számára is lehetőséget biztosít arra, hogy bemutassa képességeit és elkötelezettségét a pozíció iránt. Ebben a részcikkben részletesen bemutatjuk, hogyan lehet felkészülni az interjúra, milyen kérdezési technikákat érdemes alkalmazni, hogyan lehet aktívan hallgatni, valamint hogyan lehet lezárni az interjút és visszajelzést adni.

Felkészülés az interjúra

Kérdezési technikák

Az interjú sikerének kulcsa a jó kérdezési technikák alkalmazása. Fontos, hogy a kérdések célzottak, relevánsak és nyitottak legyenek, hogy minél több információt tudjunk meg a jelöltről. Néhány hasznos kérdezési technika:

• Nyitott kérdések: Ezek a kérdések arra ösztönzik a jelöltet, hogy részletesen kifejtse a válaszát. Például: „Mesélj egy kihívásról, amivel a korábbi munkahelyeden szembesültél, és hogyan oldottad meg azt?”
• Szondázó kérdések: Ezekkel a kérdésekkel további részleteket tudhatunk meg a jelölt válaszairól. Például: „Miért döntöttél így?” vagy „Milyen lépéseket tettél ennek érdekében?”
• Hipotetikus kérdések: Ezek a kérdések arra ösztönzik a jelöltet, hogy elképzeljen egy adott helyzetet, és elmondja, hogyan reagálna rá. Például: „Ha egy fontos határidő előtt váratlanul megbetegednél, mit tennél?”
• Összehasonlító kérdések: Ezekkel a kérdésekkel a jelölt tapasztalatait, készségeit és preferenciáit tudjuk felmérni. Például: „Milyen különbségeket látsz a jelenlegi és a korábbi munkahelyed között?”

Aktív hallgatás

Az aktív hallgatás elengedhetetlen az interjú során. Figyeljünk oda a jelölt válaszaira, és reagáljunk rájuk megfelelően. Néhány tipp az aktív hallgatáshoz:

• Tartsuk a szemkontaktust a jelölttel, és bólogassunk, hogy jelezzük, hogy figyeljük, amit mond.
• Tegyünk fel tisztázó kérdéseket, ha valamit nem értettünk meg teljesen.
• Ismételjük vissza a lényeges pontokat, hogy ellenőrizzük, jól értettük-e a jelölt válaszát.
• Figyeljünk a jelölt testbeszédére is, mert az további információkat adhat a válaszairól.

Zárás és visszajelzés

Az interjú végén fontos, hogy megfelelően zárjuk le a beszélgetést, és visszajelzést adjunk a jelöltnek. Néhány javaslat a záráshoz és visszajelzéshez:

• Kérdezzük meg a jelöltet, van-e még valami, amit szeretne hozzátenni.
• Adjunk tájékoztatást a következő lépésekről, és a döntés időpontjáról.
• Kérjünk visszajelzést a jelölttől az interjú tapasztalatairól.
• Adjunk konstruktív visszajelzést a jelölt teljesítményéről, kiemelve az erősségeit és a fejlesztendő területeket.

A felkészülés és a megfelelő kérdezési technikák, aktív hallgatás, valamint a zárás és visszajelzés alkalmazása kulcsfontosságú az interjú sikeréhez. Ezek a lépések segítenek abban, hogy minél több értékes információt szerezzünk a jelöltről, és megalapozott döntést hozhassunk a kiválasztási folyamat során.

Kérdezési technikák

A kérdezés művészete

A jó kérdezés kulcsfontosságú az interjúk során. Megfelelő kérdések feltevésével mélyebb betekintést nyerhetünk a jelölt gondolataiba, motivációiba és készségeibe. Azonban a kérdezés nem egyszerű feladat – meg kell találni a helyes egyensúlyt a nyitott és zárt kérdések, a részletes és általános kérdések között. Ebben a részben megismerkedünk a legfontosabb kérdezési technikákkal, hogy hatékonyabbá tegyük az interjúztatási folyamatot.

Nyitott kérdések

A nyitott kérdések lehetővé teszik a jelölt számára, hogy részletesen kifejthesse gondolatait, érzéseit és tapasztalatait. Ezek a kérdések általában a „mi”, „miért”, „hogyan”, „mikor” és „hol” szavakkal kezdődnek, és nem igényelnek egyszerű „igen” vagy „nem” választ. Néhány példa nyitott kérdésekre:

• Mesélj egy olyan helyzetről, amikor kreatív megoldást kellett találnod egy problémára!
• Miért döntöttél úgy, hogy jelentkezel erre a pozícióra?
• Hogyan kezeled a stresszes helyzeteket a munkahelyen?

Zárt kérdések

A zárt kérdések rövid, tényszerű válaszokat várnak, általában „igen” vagy „nem” válaszokat. Ezek a kérdések hasznosak lehetnek, ha konkrét információkra van szükség, vagy ha irányítani akarjuk a beszélgetés menetét. Néhány példa zárt kérdésekre:

• Volt-e már korábban hasonló munkakörben tapasztalatod?
• Rendelkezel-e nyelvvizsgával?
• Tudnál-e kezdeni a munkával a jövő héten?

Szondázó kérdések

A szondázó kérdések arra szolgálnak, hogy további információkat szerezzünk egy adott témáról. Ezek a kérdések általában a „mi”, „miért”, „hogyan” szavakkal kezdődnek, és arra ösztönzik a jelöltet, hogy részletesebben kifejtse a válaszát. Néhány példa szondázó kérdésekre:

• Miért döntöttél úgy, hogy ezt a megoldást választottad?
• Hogyan oldottad meg ezt a problémát a korábbi munkahelyeden?
• Mi motivált arra, hogy jelentkezz erre a pozícióra?

Feltáró kérdések

A feltáró kérdések arra szolgálnak, hogy mélyebben megértsük a jelölt gondolkodásmódját, értékrendjét és személyiségét. Ezek a kérdések gyakran kezdődnek a „mi” vagy „miért” szavakkal, és arra ösztönzik a jelöltet, hogy részletesen kifejtse a véleményét, érzéseit vagy tapasztalatait. Néhány példa feltáró kérdésekre:

• Mi motivál leginkább a munkádban?
• Miért tartod fontosnak a csapatmunkát?
• Milyen értékeket tartasz a legfontosabbnak a munkahelyi környezetben?

Hipotetikus kérdések

A hipotetikus kérdések arra szolgálnak, hogy megismerjük a jelölt problémamegoldó készségeit és kreativitását. Ezek a kérdések olyan elképzelt helyzeteket írnak le, amelyekkel a jelölt a jövőben találkozhat, és arra kérik, hogy fejtse ki, hogyan reagálna az adott szituációban. Néhány példa hipotetikus kérdésekre:

• Tegyük fel, hogy egy fontos projekt határideje közeleg, és a csapatod nem tudja időben befejezni a munkát. Hogyan kezelnéd ezt a helyzetet?
• Képzeld el, hogy egy ügyfél elégedetlen a szolgáltatásunkkal. Hogyan próbálnád meg megoldani a problémát?
• Mi lenne a reakciód, ha egy kollégád nem teljesítené a vállalt feladatait?

Visszacsatoló kérdések

A visszacsatoló kérdések arra szolgálnak, hogy ellenőrizzük, hogy jól értettük-e a jelölt válaszait. Ezek a kérdések általában a „Tehát azt mondod, hogy…”, „Úgy érted, hogy…” vagy „Helyesen értettem, hogy…” kezdetűek. Ezek a kérdések segítenek tisztázni a félreértéseket, és biztosítják, hogy mindkét fél ugyanazt érti a beszélgetés során elhangzottakból.

Összegzés

A kérdezés művészete kulcsfontosságú az interjúk során. A nyitott, zárt, szondázó, feltáró, hipotetikus és visszacsatoló kérdések együttes használata lehetővé teszi, hogy mélyebb betekintést nyerjünk a jelölt gondolataiba, motivációiba és készségeibe. A megfelelő kérdezési technikák alkalmazása hozzájárul ahhoz, hogy hatékonyabbá és eredményesebbé tegyük az interjúztatási folyamatot.

Aktív hallgatás

A hatékony kommunikáció alapja

Az interjú során az egyik legfontosabb készség az aktív hallgatás. Ennek lényege, hogy a beszélgetés során teljes figyelemmel kísérjük a másik fél mondanivalóját, és nem csak a szavakat halljuk, hanem megértjük a mögöttes tartalmat és érzéseket is. Az aktív hallgatás segít abban, hogy jobban megértsük a jelölt gondolatait, motivációit és személyiségét, ami elengedhetetlen a megfelelő döntés meghozatalához.

Hogyan valósítsuk meg az aktív hallgatást?

1. Figyeljünk a beszélő testbeszédére és hanghordozására. Ezek fontos információkat árulhatnak el a személy érzelmi állapotáról és attitűdjéről.
2. Tegyünk fel kérdéseket, hogy tisztázzuk a mondanivaló lényegét. Ezzel jelezzük, hogy valóban figyelünk és érdeklődünk a téma iránt.
3. Ismételjük vissza a lényeges pontokat, hogy megbizonyosodjunk a megértésről. Ezzel azt is jelezzük, hogy követjük a beszélgetés fonalát.
4. Kerüljük a beleszólást, a közbevágást. Hagyjuk, hogy a másik fél végigmondja a gondolatait.
5. Figyeljünk a saját gondolatainkra és érzéseinkre is. Legyünk tudatában annak, ha elkalandozik a figyelmünk, és térjünk vissza a beszélgetésre.

Az aktív hallgatás előnyei

Az aktív hallgatás számos előnnyel jár mind az interjú, mind a mindennapi kommunikáció során:

• Mélyebb megértést eredményez a másik fél gondolatairól és érzéseiről.
• Javítja a kapcsolatot és a bizalmat a felek között.
• Elősegíti a hatékonyabb problémamegoldást és döntéshozatalt.
• Csökkenti a félreértések és konfliktusok kialakulásának esélyét.
• Növeli az empátia és a személyes kapcsolat kialakulásának lehetőségét.

Gyakorlás és fejlesztés

Az aktív hallgatás készségét folyamatosan fejleszteni kell. Érdemes gyakorolni a mindennapi beszélgetések során, figyelve a saját és a partner viselkedésére. Hasznos lehet visszajelzést kérni a környezetünktől arról, hogy mennyire vagyunk hatékony aktív hallgatók. Ezzel párhuzamosan érdemes tanulmányozni a témával kapcsolatos szakirodalmat és tréningeken részt venni, hogy elmélyítsük a tudásunkat és fejlesszük a készségeinket.

Összegzés

Az aktív hallgatás kulcsfontosságú készség az interjúztatás során, de a mindennapi kommunikációban is. Segít mélyebben megérteni a másik felet, javítja a kapcsolatot és a bizalmat, és elősegíti a hatékonyabb problémamegoldást. A készség folyamatos fejlesztést igényel, de a befektetett munka megtérül a jobb megértésben és a sikeresebb kommunikációban.

Zárás és visszajelzés

A sikeres interjú lezárása

Az interjú végéhez közeledve fontos, hogy megfelelően zárjuk le a beszélgetést. Ez nem csak a jó benyomás fenntartása szempontjából fontos, hanem azért is, mert a zárás során tisztázhatunk még nyitott kérdéseket, és lehetőséget adhatunk a jelöltnek, hogy további információkat oszthasson meg velünk.

Kérdések a jelölttől

Az interjú végén mindig hagyjunk időt arra, hogy a jelölt is feltehessen kérdéseket. Ez egyrészt lehetőséget ad neki arra, hogy tisztázzon még esetleg homályos pontokat, másrészt pedig azt is jelzi, hogy valóban érdeklődik a pozíció iránt. Érdemes előre felkészülni néhány olyan kérdésre, amelyeket várhatóan feltehet a jelölt, például:

• Mi a következő lépés a folyamatban?
• Mikor számíthatok visszajelzésre?
• Van-e bármilyen további információ, amit szeretne megosztani velem a pozícióról vagy a vállalatról?
• Van-e bármilyen kérdésem, amit még nem tettem fel?

A jelölt tájékoztatása a következő lépésekről

A zárás során fontos, hogy tájékoztassuk a jelöltet a következő lépésekről. Mondjuk el neki, hogy mikor és hogyan kapja meg a visszajelzést, és hogy mi a további eljárás. Ez segít csökkenteni a bizonytalanságot, és azt az érzést, hogy a jelölt „a sötétben tapogatózik”.

Visszajelzés a jelöltnek

A zárás során lehetőség van arra is, hogy rövid, konstruktív visszajelzést adjunk a jelöltnek az interjú során nyújtott teljesítményéről. Ez segíthet neki abban, hogy fejlődjön, és jobban felkészüljön a jövőbeli interjúkra. A visszajelzés legyen konkrét, mind a pozitívumokra, mind a fejlesztendő területekre térjen ki.

Udvarias lezárás

Végül ne felejtsük el, hogy az interjú lezárása is fontos része a folyamatnak. Köszönjük meg a jelölt idejét és erőfeszítéseit, és búcsúzzunk el tőle udvariasan. Ez a gesztus is hozzájárul ahhoz, hogy a jelölt jó benyomással távozzon, függetlenül attól, hogy sikerült-e a pozíció elnyerése.