Hogyan kell jegyzőkönyvet írni
Bevezetés
A jegyzőkönyvvezetés egy elengedhetetlen része a különböző szervezeti üléseknek, megbeszéléseknek és tárgyalásoknak. Egy jól strukturált és részletes jegyzőkönyv biztosítja, hogy a tárgyalt témák, a döntések és a feladatok rögzítésre kerüljenek, így később bármikor visszakereshetők és ellenőrizhetők legyenek. Ebben a részcikkben részletesen bemutatjuk, hogyan kell megfelelően elkészíteni egy jegyzőkönyvet.
Napirendi pontok
A jegyzőkönyv elkészítésének első lépése a napirendi pontok rögzítése. Ezek a tárgyalás során sorra kerülő témák, amelyeket a résztvevők előre meghatároztak. A napirendi pontokat pontosan, tömören és egyértelműen kell megfogalmazni, hogy a tárgyalás menete és a döntések jól nyomon követhetők legyenek. Fontos, hogy a napirendi pontok sorrendje is pontosan tükrözze a tárgyalás menetét.
Tárgyalás menete
A tárgyalás menetének rögzítése során a jegyzőkönyvvezetőnek figyelnie kell a következőkre:
- A tárgyalt témák sorrendje és időtartama
- A résztvevők hozzászólásai, véleményei, javaslataik
- A felmerülő kérdések és az azokra adott válaszok
- A vita során elhangzott fontosabb megállapítások
Ezeket a részleteket tömören, de pontosan kell rögzíteni a jegyzőkönyvben, hogy a tárgyalás menete és a döntések előzményei egyértelműen nyomon követhetők legyenek.
Határozatok
A jegyzőkönyv legfontosabb része a határozatok rögzítése. Minden olyan döntést, amely a tárgyalás során született, pontosan és egyértelműen kell megfogalmazni. A határozatok tartalmazzák:
- A döntés tárgyát
- A döntés lényegét
- A döntés időpontját
- A döntés végrehajtásáért felelős személyeket vagy szervezeti egységeket
- A végrehajtás határidejét
A határozatok rögzítése során ügyelni kell arra, hogy a megfogalmazás egyértelmű és végrehajtható legyen.
Zárszó
A jegyzőkönyv végén rövid zárszót kell írni, amely összefoglalja a tárgyalás legfontosabb eseményeit és döntéseit. A zárszó tartalmazhatja:
- A tárgyalás időpontját és helyszínét
- A résztvevők nevét és beosztását
- A tárgyalt napirendi pontokat
- A meghozott határozatokat
- A tárgyalás lezárásának időpontját
A zárszó biztosítja, hogy a jegyzőkönyv teljes körűen dokumentálja a tárgyalás lefolyását és eredményeit.
Napirendi pontok
Tárgyalás menete
A tárgyalás menete kulcsfontosságú a jegyzőkönyv megfelelő rögzítése szempontjából. Fontos, hogy a jegyzőkönyvvezető pontosan nyomon kövesse az elhangzottakat, a felmerülő kérdéseket és a hozott döntéseket. Ennek érdekében érdemes a következőkre figyelni:
- Legyen tisztában a napirendi pontokkal és azok sorrendjével.
- Figyelje, hogy a résztvevők betartják-e a napirendi pontok sorrendjét, és ha nem, jegyezze fel az eltéréseket.
- Rögzítse a résztvevők hozzászólásait, kérdéseit és a válaszokat.
- Pontosan jegyezze fel a hozott döntéseket, azok indoklását és a szavazás eredményét.
- Kérje, hogy a résztvevők pontosítsák a felmerülő homályos vagy nem egyértelmű megfogalmazásokat.
- Figyeljen a határidők, felelősök és egyéb fontos információk rögzítésére.
Határozatok
A határozatok rögzítése a jegyzőkönyv egyik legfontosabb eleme. Pontosan és egyértelműen kell rögzíteni a hozott döntéseket, azok indoklását és a szavazás eredményét. Ügyelni kell arra, hogy a határozatok:
- Világosan és egyértelműen fogalmazzák meg a döntést.
- Tartalmazzák a döntés indoklását.
- Rögzítsék a szavazás eredményét (pl. egyhangú, többségi döntés).
- Megjelöljék a felelősöket és a határidőket.
- Megfeleljenek a jogszabályi előírásoknak (ha vannak ilyenek).
Zárszó
A zárszó a tárgyalás lezárását jelenti. Ebben a részben érdemes rögzíteni:
- A tárgyalás időtartamát.
- A következő ülés tervezett időpontját (ha van).
- Egyéb, a tárgyalással kapcsolatos fontos információkat.
- A jegyzőkönyv lezárásának időpontját.
A zárszó rövid és tömör legyen, de tartalmazzon minden lényeges információt a tárgyalás lezárásával kapcsolatban.
Tárgyalás menete
Napirendi pontok
A tárgyalás napirendi pontjainak meghatározása kulcsfontosságú a jegyzőkönyv elkészítése szempontjából. Ezek a pontok határozzák meg, hogy milyen témákról, kérdésekről fog szó esni a megbeszélés során. A napirendi pontok rögzítése lehetővé teszi, hogy a jegyzőkönyvben pontosan nyomon követhető legyen a tárgyalás menete.A napirendi pontok összeállításakor fontos figyelembe venni a következőket:
- A tárgyalás célját és fő témáit.
- A résztvevők által előzetesen felvetett kérdéseket, javaslatokat.
- A tárgyalás időkeretét és a rendelkezésre álló időt.
- A tárgyalás sorrendjét és logikai felépítését.
A napirendi pontok listáját célszerű előre elkészíteni és a tárgyalás elején ismertetni a résztvevőkkel. Így mindenki számára világos lesz, hogy milyen témák kerülnek majd megvitatásra.
Határozatok
A tárgyalás során hozott határozatok rögzítése elengedhetetlen a jegyzőkönyv szempontjából. Ezek a határozatok tartalmazzák a tárgyalás során született döntéseket, megállapodásokat, feladatokat és felelősöket.A határozatok feljegyzésekor a következőket érdemes figyelembe venni:
- A határozat pontos szövegezése.
- A határozat meghozatalának időpontja.
- A határozat végrehajtásáért felelős személyek vagy szervezetek megnevezése.
- A határozat végrehajtásának határideje.
A határozatok rögzítése biztosítja, hogy a tárgyalás végén minden résztvevő számára egyértelmű legyen, hogy milyen döntések születtek, és ki, mikor és mit köteles végrehajtani.
Zárszó
A tárgyalás zárszava az utolsó napirendi pont, amely összefoglalja a tárgyalás legfontosabb eseményeit, döntéseit és a további teendőket. A zárszó lehetőséget ad arra, hogy a résztvevők visszatekintsenek a tárgyalás menetére, és megerősítsék a hozott határozatokat.A zárszó tartalmazhatja a következőket:
- A tárgyalás legfontosabb eredményeinek, döntéseinek összefoglalása.
- A végrehajtandó feladatok és felelősök ismertetése.
- A következő tárgyalás időpontjának, helyszínének meghatározása.
- A résztvevők által megfogalmazott zárszó, értékelés.
A zárszó biztosítja, hogy a tárgyalás végén minden résztvevő számára világos legyen, hogy mi történt, mi a következő lépés, és ki a felelős a feladatok végrehajtásáért.
Határozatok
A határozatok rögzítése a jegyzőkönyv egyik legfontosabb eleme. Ezek a dokumentumban szereplő döntések, amelyeket a résztvevők a tárgyalás során hoztak meg. A határozatok pontos és részletes rögzítése elengedhetetlen, hiszen ezek a dokumentum jogi érvényességét is alátámasztják.A határozatok feljegyzése során a következő szempontokat kell figyelembe venni:
A határozatok rögzítése során törekedni kell a tömör, de mégis pontos és egyértelmű megfogalmazásra. Kerülni kell a felesleges részleteket, de ugyanakkor biztosítani kell, hogy a határozat tartalma egyértelműen értelmezhető legyen.Fontos, hogy a határozatok számozva legyenek, és a jegyzőkönyvben egyértelműen hivatkozni lehessen rájuk. Ez megkönnyíti a későbbi visszakeresést és a végrehajtás nyomon követését.
A határozatok tartalma
A határozatok tartalma a tárgyalt napirendi pontokhoz kapcsolódik. Tipikusan a következő elemeket tartalmazzák:
A határozatok megfogalmazása során törekedni kell arra, hogy a döntések egyértelműek, végrehajthatóak és ellenőrizhetőek legyenek. Kerülni kell a homályos, félreérthető megfogalmazásokat.
A határozatok jóváhagyása
A határozatok jóváhagyása a jegyzőkönyv aláírásával történik. Általában a jegyzőkönyvet a levezető elnök, a jegyzőkönyvvezető és a jelenlevők által megválasztott hitelesítők írják alá.Az aláírással a résztvevők igazolják, hogy a jegyzőkönyvben rögzített határozatok megfelelnek a tárgyaláson elhangzottaknak, és azokkal egyetértenek.A határozatok jóváhagyása egyben a jegyzőkönyv hitelességét is alátámasztja, és biztosítja, hogy a benne foglaltak a későbbiekben is hivatkozhatóak legyenek.
Zárszó
A tárgyalás lezárása és a jegyzőkönyv befejezése
A tárgyalás végén a jegyzőkönyv lezárása elengedhetetlen. Ez a zárszó része, amely összefoglalja a legfontosabb történéseket, határozatokat és a további teendőket. A zárszó a következő elemeket tartalmazza:
A zárszó megfogalmazása során törekedni kell a tömörségre és a lényegre koncentrálásra. Fontos, hogy a zárszó világosan és egyértelműen összefoglalja a tárgyalás legfontosabb pontjait, hogy a résztvevők számára egyértelmű legyen, mi történt a megbeszélésen.
A jegyzőkönyv lezárása és archiválása
A jegyzőkönyv lezárása után a dokumentumot meg kell őrizni, hogy a későbbiekben is elérhető legyen. A jegyzőkönyv archiválása a következő lépéseket foglalja magában:
A jegyzőkönyv archiválása biztosítja, hogy a tárgyalás dokumentációja megőrződjön, és szükség esetén bármikor visszakereshető legyen. Ez elengedhetetlen a szervezet működése és a jogi követelmények teljesítése szempontjából.
Összegzés
A zárszó és a jegyzőkönyv lezárása a tárgyalás dokumentálásának utolsó lépései. Ezek biztosítják, hogy a tárgyalás legfontosabb elemei rögzítésre kerüljenek, és a jegyzőkönyv archiválása révén a jövőben is elérhetők legyenek. A zárszó és a lezárás gondos elvégzése hozzájárul a tárgyalás eredményességéhez és a szervezet működésének átláthatóságához.
