Hogyan kell interjút készíteni

Tartalom

Hogyan kell interjút készíteni

Felkészülés az interjúra

Az interjú sikerének kulcsa a megfelelő felkészülés. Mielőtt nekiállnál az interjú lebonyolításának, fontos, hogy alaposan tájékozódj a témáról, a beszélgetőpartnerről és az interjú célkitűzéseiről. Gyűjts össze minden elérhető információt a témáról, olvasd el a beszélgetőpartner korábbi nyilatkozatait, cikkeit, és próbáld meg előre elképzelni, milyen kérdéseket fognak feltenni neked. Készíts elő egy kérdéslistát, de hagyd nyitva a lehetőséget, hogy a beszélgetés során további, spontán kérdések is felmerüljenek.

Kérdezési technikák

Az interjú során alkalmazott kérdezési technikák nagyban befolyásolják a beszélgetés menetét és a kapott információk minőségét. Érdemes különböző kérdéstípusokat használni:

Nyitott kérdések: Ezek a kérdések tág teret adnak a válaszadónak a kifejtésre, és elősegítik a részletes információk megszerzését.
Zárt kérdések: Ezek a kérdések konkrét, rövid válaszokat várnak, és jól használhatók a tények, adatok pontosítására.
Szondázó kérdések: Ezekkel a kérdésekkel mélyebbre áshatunk egy-egy témában, és további részleteket tudhatunk meg.
Ellenőrző kérdések: Ezekkel a kérdésekkel meggyőződhetünk arról, hogy jól értettük-e a kapott információkat.

Aktív hallgatás

Az interjú során elengedhetetlen, hogy aktívan figyeld a beszélgetőpartnered válaszait, és reagálj rájuk. Használj bátran visszajelzéseket, mint a bólogatás, a rövid megerősítő megjegyzések vagy a kérdések. Ezzel jelzed, hogy figyelsz, és ösztönzöd a beszélgetőpartnered, hogy folytassa a kifejtést. Próbáld meg megérteni a mondanivaló lényegét, és ne csak a szavakra koncentrálj, hanem a gesztusokra, a hanghordozásra és a testbeszédre is.

Jegyzetelés és dokumentálás

Az interjú során fontos, hogy folyamatosan jegyzetelj, hogy később fel tudd idézni a elhangzottakat. Ügyelj arra, hogy a jegyzeteid legyenek strukturáltak, áttekinthetők és könnyen érthetők. Használj rövidítéseket, kulcsszavakat, és próbáld meg a legfontosabb információkat kiemelni. Ha lehetséges, rögzítsd is az interjút, hogy később vissza tudd hallgatni. Ügyelj azonban arra, hogy a beszélgetőpartnereddel előzetesen egyeztess erről, és kérd meg az engedélyét.

Felkészülés az interjúra

Alapos kutatás és tájékozódás

Az interjú sikerének kulcsa a megfelelő felkészülés. Mielőtt bármilyen kérdést is feltennél, fontos, hogy alaposan megismerkedj a témával, a vállalat történetével, tevékenységével és a betöltendő pozícióval. Böngészd át a cég weboldalát, olvass át sajtóhíreket, tanulmányozd a munkakör leírását. Minél többet tudsz a cégről és a pozícióról, annál jobban tudod majd testreszabni a kérdéseidet.

Kérdések összeállítása

Az interjú során nem csak a te tudásodat és képességeidet fogják felmérni, hanem azt is, mennyire vagy érdeklődő és motivált a pozíció iránt. Készíts elő néhány kérdést, amelyekkel bizonyíthatod, hogy valóban elkötelezett vagy a lehetőség iránt. Érdeklődj a cég jövőbeli terveiről, a csapat felépítéséről, a betöltendő pozíció napi feladatairól. Kérdezz rá a fejlődési lehetőségekre, a képzésekre és a munkakörnyezetre is.

Gyakorlás és felkészülés

Mielőtt elmennél az interjúra, gyakorold be a bemutatkozásodat és a kérdésekre adott válaszaidat. Kérd meg családtagjaidat vagy barátaidat, hogy segítsenek neked felkészülni a leggyakoribb kérdésekre, mint például:

Mutasd be magad röviden!
Miért jelentkeztél erre a pozícióra?
Melyek az erősségeid és gyengeségeid?
Miért hagytad ott az előző munkahelyedet?
Hol látsz magad 5 év múlva?

A gyakorlás segít, hogy magabiztosan és természetesen tudj válaszolni a kérdésekre.

Megjelenés és viselkedés

Az első benyomás sokat számít, ezért ügyelj a megjelenésedre. Válassz ki egy tiszta, ápolt, a pozícióhoz illő öltözéket. Légy udvarias, mosolygós és figyelmes a beszélgetés során. Kerüld a negatív megjegyzéseket a korábbi munkahelyedről vagy a versenytársakról. Légy őszinte, de ne árulj el túl sok személyes információt.

Időzítés és logisztika

Az interjú napján érkezz meg 10-15 perccel korábban. Ellenőrizd, hogy tudod-e, hol található a cég irodája, és hogy van-e parkolási lehetőség. Ha tömegközlekedéssel érkezel, számolj a menetidővel és a késésekkel. Legyen nálad toll és jegyzetfüzet, hogy tudd rögzíteni a fontosabb információkat.Ezekkel a lépésekkel biztosíthatod, hogy magabiztosan és felkészülten vághass neki az interjúnak, és a legjobb benyomást tedd a munkáltatóra.

Kérdezési technikák

Az interjú során alkalmazott kérdezési technikák kulcsfontosságúak a sikeres információgyűjtés szempontjából. Különböző kérdéstípusok használata lehetővé teszi, hogy mélyebben megismerjük az interjúalany gondolatait, érzéseit és tapasztalatait. Nézzük meg, milyen kérdezési technikákat érdemes alkalmazni az interjú során!

Nyitott kérdések

A nyitott kérdések olyan kérdések, amelyek nem egyszerű igen/nem válaszokat várnak, hanem lehetőséget adnak az interjúalanynak, hogy részletesen kifejtse a véleményét, gondolatait. Ezek a kérdések általában a „mi”, „hogyan”, „miért” szavakkal kezdődnek, és arra ösztönzik az interjúalanyt, hogy hosszabban válaszoljon. Például:

Milyen tapasztalatai vannak ezen a területen?
Hogyan oldotta meg ezt a problémát?
Miért döntött úgy, hogy ezt a megoldást választja?

Zárt kérdések

A zárt kérdések olyan kérdések, amelyek konkrét, rövid válaszokat várnak, általában igen/nem válaszokat. Ezek a kérdések hasznosak lehetnek, ha pontosabb információkra van szükség, vagy ha az interjúalany túl hosszan kezd el beszélni. Például:

Részt vett-e már hasonló projektben korábban?
Elégedett volt-e a végeredménnyel?
Alkalmazta-e ezt a módszert a gyakorlatban?

Szondázó kérdések

A szondázó kérdések arra szolgálnak, hogy további információkat szerezzünk az interjúalany válaszaiból. Ezek a kérdések általában a „mi”, „hogyan”, „miért” szavakkal kezdődnek, és arra ösztönzik az interjúalanyt, hogy részletesebben kifejtse a gondolatait. Például:

Miért döntött éppen ezt a megoldást?
Hogyan jutott erre a következtetésre?
Mi volt az, ami leginkább befolyásolta a döntését?

Feltáró kérdések

A feltáró kérdések arra szolgálnak, hogy mélyebben megértsük az interjúalany gondolatait, érzéseit és tapasztalatait. Ezek a kérdések általában a „mi”, „hogyan”, „miért” szavakkal kezdődnek, és arra ösztönzik az interjúalanyt, hogy részletesen kifejtse a véleményét. Például:

Milyen érzéseket keltett Önben ez a helyzet?
Hogyan befolyásolta ez a tapasztalat a jövőbeli döntéseit?
Miért volt fontos Önnek ez a szempont?

Ellenőrző kérdések

Az ellenőrző kérdések arra szolgálnak, hogy megerősítsük, hogy jól értettük az interjúalany válaszait. Ezek a kérdések általában a „tehát”, „vagyis” szavakkal kezdődnek, és arra ösztönzik az interjúalanyt, hogy pontosítsa vagy kiegészítse a korábbi válaszait. Például:

Tehát Ön szerint ez a megoldás a leghatékonyabb?
Vagyis a legfontosabb szempont a költséghatékonyság volt?
Jól értettem, hogy ez a tapasztalat volt a legmeghatározóbb?

Összegző kérdések

Az összegző kérdések arra szolgálnak, hogy összefoglaljuk az interjúalany válaszait, és ellenőrizzük, hogy jól értettük-e a lényeget. Ezek a kérdések általában a „tehát”, „összességében” szavakkal kezdődnek, és arra ösztönzik az interjúalanyt, hogy megerősítse vagy pontosítsa a korábbi válaszait. Például:

Tehát összességében Ön szerint ez a megoldás a legmegfelelőbb?
Összefoglalva, a legfontosabb szempontok a költséghatékonyság és a megbízhatóság voltak?
Jól értettem, hogy a tapasztalat és a szakértelem voltak a legmeghatározóbb tényezők?

Ezek a kérdezési technikák segíthetnek abban, hogy mélyebben megismerjük az interjúalany gondolatait, érzéseit és tapasztalatait, és így hatékonyabban tudjuk gyűjteni a szükséges információkat.

Aktív hallgatás

A hatékony kommunikáció alapja

Az aktív hallgatás kulcsfontosságú a sikeres interjúkészítés során. Nem elég csupán meghallani a másik fél szavait, hanem valóban meg is kell érteni azok jelentését. Az aktív hallgatás magában foglalja a figyelem teljes odaadását, a kérdések feltevését a megértés elmélyítése érdekében, valamint a visszajelzés adását arról, hogy megértettük a közlést.

Figyelem és empátia

Az aktív hallgatás első lépése, hogy teljes figyelemmel fordulunk a beszélő felé. Kerüljük a szétszórtságot, a telefonozást vagy egyéb tevékenységeket, amelyek elvonhatják a figyelmünket. Emellett fontos, hogy empatikusan viszonyuljunk a beszélőhöz, megpróbáljuk beleélni magunkat az ő helyzetébe, és megérteni az ő nézőpontját.

Kérdezés és visszajelzés

Az aktív hallgatás másik fontos eleme a kérdezés. Kérdéseinkkel elmélyíthetjük a megértést, tisztázhatjuk a homályos pontokat, és jelezhetjük a beszélőnek, hogy valóban odafigyelünk rá. A visszajelzés szintén elengedhetetlen, hiszen ezzel mutatjuk meg a beszélőnek, hogy megértettük a mondanivalóját. A visszajelzés történhet rövid megerősítő szavakkal, bólintással vagy a lényeg összefoglalásával.

Aktív hallgatás a gyakorlatban

Az aktív hallgatás készségét a gyakorlatban is érdemes fejleszteni. Figyeljünk oda beszélgetőpartnereinkre, tegyünk fel kérdéseket, és adjunk visszajelzést arról, hogy megértettük, amit mondtak. Ezzel nemcsak a kommunikációnkat javíthatjuk, hanem a másik fél is érezni fogja, hogy valóban odafigyelünk rá.

Előnyök az interjúkészítésben

Az aktív hallgatás különösen fontos készség az interjúkészítés során. Segít abban, hogy mélyebben megértsük a beszélő gondolatait, érzéseit és motivációit. Emellett a beszélő is jobban érzi, hogy valóban figyelünk rá, ami növeli a bizalmat és az együttműködési hajlandóságot. Így az aktív hallgatás kulcsfontosságú a sikeres és informatív interjúk elkészítésében.

Összegzés

Az aktív hallgatás a hatékony kommunikáció alapja. Magában foglalja a teljes figyelmet, az empátiát, a kérdezést és a visszajelzést. Ennek a készségnek a fejlesztése elengedhetetlen az interjúkészítés során, hiszen segít mélyebben megérteni a beszélő gondolatait és érzéseit, valamint növeli a bizalmat és az együttműködést.

Az aktív hallgatás a figyelem, az empátia, a kérdezés és a visszajelzés készségeit foglalja magában.
Segít mélyebben megérteni a beszélő gondolatait, érzéseit és motivációit.
Növeli a bizalmat és az együttműködési hajlandóságot az interjú során.
A gyakorlás révén fejleszthető a hatékony kommunikáció e kulcsfontosságú eleme.

Jegyzetelés és dokumentálás

A jegyzetelés fontossága

A jegyzetelés kulcsfontosságú része az interjú folyamatának. Segít megőrizni a fontos információkat, és lehetővé teszi, hogy később visszatérhessünk a beszélgetés részleteire. Jó jegyzetelési technikák alkalmazásával biztosíthatjuk, hogy ne menjünk el fontos részletek mellett, és pontosan rögzítsük az elhangzottakat.

Milyen információkat érdemes rögzíteni?

Amikor jegyzetelünk, a következő információkat érdemes rögzíteni:

Az interjúalany neve, beosztása, elérhetőségei
Az interjú időpontja és helyszíne
Az interjú fő témái, kulcskérdései
Az interjúalany válaszai, kijelentései
Fontos idézetek, kulcsfontosságú mondatok
Saját észrevételek, benyomások
Esetleges nem verbális kommunikáció (gesztusok, testtartás, stb.)

Hatékony jegyzetelési technikák

A jegyzetelés során érdemes a következő technikákat alkalmazni:

Rövidítések használata: Használjunk rövidítéseket, hogy gyorsabban tudjunk jegyzetelni. Például „pl.” a „például” helyett, „ill.” az „illetve” helyett, stb.
Kulcsszavak kiemelése: Emeljük ki a legfontosabb kulcsszavakat, fogalmakat, hogy könnyen visszakereshetők legyenek később.
Strukturált jegyzetelés: Használjunk címeket, alcímeket, felsorolásokat, hogy a jegyzeteink jól strukturáltak és áttekinthetők legyenek.
Kiegészítő információk: Hagyjunk üres helyeket a jegyzetekben, hogy később kiegészíthessük azokat további információkkal.
Digitális jegyzetelés: Használjunk digitális eszközöket (laptop, tablet, okostelefon) a jegyzeteléshez, hogy a jegyzeteket később könnyen rendszerezhessük és archiválhassuk.

A jegyzetelés dokumentálása

A jegyzetelés mellett fontos a jegyzeteket megfelelően dokumentálni is. Ennek során a következőket érdemes figyelembe venni:

Rendszerezés: Rendezzük a jegyzeteket dátum, témakör vagy interjúalany szerint, hogy könnyen visszakereshetők legyenek.
Digitális archiválás: Digitalizáljuk a jegyzeteket, hogy elektronikus formában is megőrizzük őket. Használjunk felhőalapú tárolást vagy egyéb digitális megoldásokat.
Kiegészítő információk: Egészítsük ki a jegyzeteket a későbbi feldolgozás során szerzett további információkkal.
Megosztás és hozzáférés: Gondoskodjunk arról, hogy a jegyzeteket a megfelelő személyek hozzáférhessék, ha szükséges.

A jegyzetelés és dokumentálás előnyei

A hatékony jegyzetelés és dokumentálás számos előnnyel jár:

Megőrizzük az interjú során elhangzott fontos információkat
Lehetővé tesszük a későbbi visszakeresést és feldolgozást
Biztosítjuk, hogy ne menjünk el fontos részletek mellett
Segítjük a későbbi elemzést, értékelést és jelentéskészítést
Növeljük az interjú során szerzett információk hasznosíthatóságát

Összességében a jegyzetelés és dokumentálás kulcsfontosságú része az interjú folyamatának. Segít megőrizni az elhangzott információkat, és lehetővé teszi a későbbi feldolgozást és hasznosítást. A megfelelő technikák alkalmazásával hatékony és értékes jegyzeteket készíthetünk, amelyek nagyban hozzájárulnak az interjú sikeréhez.