Hogyan kell interjút készíteni

Hogyan kell interjút készíteni

Felkészülés az interjúra

Az interjú sikerének kulcsa a megfelelő felkészülés. Mielőtt nekiállnál az interjú lebonyolításának, fontos, hogy alaposan tájékozódj a témáról, a beszélgetőpartnerről és az interjú célkitűzéseiről. Gyűjts össze minden elérhető információt a témáról, olvasd el a beszélgetőpartner korábbi nyilatkozatait, cikkeit, és próbáld meg előre elképzelni, milyen kérdéseket fognak feltenni neked. Készíts elő egy kérdéslistát, de hagyd nyitva a lehetőséget, hogy a beszélgetés során további, spontán kérdések is felmerüljenek.

Kérdezési technikák

Az interjú során alkalmazott kérdezési technikák nagyban befolyásolják a beszélgetés menetét és a kapott információk minőségét. Érdemes különböző kérdéstípusokat használni:

• Nyitott kérdések: Ezek a kérdések tág teret adnak a válaszadónak a kifejtésre, és elősegítik a részletes információk megszerzését.
• Zárt kérdések: Ezek a kérdések konkrét, rövid válaszokat várnak, és jól használhatók a tények, adatok pontosítására.
• Szondázó kérdések: Ezekkel a kérdésekkel mélyebbre áshatunk egy-egy témában, és további részleteket tudhatunk meg.
• Ellenőrző kérdések: Ezekkel a kérdésekkel meggyőződhetünk arról, hogy jól értettük-e a kapott információkat.

Aktív hallgatás

Az interjú során elengedhetetlen, hogy aktívan figyeld a beszélgetőpartnered válaszait, és reagálj rájuk. Használj bátran visszajelzéseket, mint a bólogatás, a rövid megerősítő megjegyzések vagy a kérdések. Ezzel jelzed, hogy figyelsz, és ösztönzöd a beszélgetőpartnered, hogy folytassa a kifejtést. Próbáld meg megérteni a mondanivaló lényegét, és ne csak a szavakra koncentrálj, hanem a gesztusokra, a hanghordozásra és a testbeszédre is.

Jegyzetelés és dokumentálás

Az interjú során fontos, hogy folyamatosan jegyzetelj, hogy később fel tudd idézni a elhangzottakat. Ügyelj arra, hogy a jegyzeteid legyenek strukturáltak, áttekinthetők és könnyen érthetők. Használj rövidítéseket, kulcsszavakat, és próbáld meg a legfontosabb információkat kiemelni. Ha lehetséges, rögzítsd is az interjút, hogy később vissza tudd hallgatni. Ügyelj azonban arra, hogy a beszélgetőpartnereddel előzetesen egyeztess erről, és kérd meg az engedélyét.

Felkészülés az interjúra

Alapos kutatás és tájékozódás

Az interjú sikerének kulcsa a megfelelő felkészülés. Mielőtt bármilyen kérdést is feltennél, fontos, hogy alaposan megismerkedj a témával, a vállalat történetével, tevékenységével és a betöltendő pozícióval. Böngészd át a cég weboldalát, olvass át sajtóhíreket, tanulmányozd a munkakör leírását. Minél többet tudsz a cégről és a pozícióról, annál jobban tudod majd testreszabni a kérdéseidet.

Kérdések összeállítása

Az interjú során nem csak a te tudásodat és képességeidet fogják felmérni, hanem azt is, mennyire vagy érdeklődő és motivált a pozíció iránt. Készíts elő néhány kérdést, amelyekkel bizonyíthatod, hogy valóban elkötelezett vagy a lehetőség iránt. Érdeklődj a cég jövőbeli terveiről, a csapat felépítéséről, a betöltendő pozíció napi feladatairól. Kérdezz rá a fejlődési lehetőségekre, a képzésekre és a munkakörnyezetre is.

Gyakorlás és felkészülés

Mielőtt elmennél az interjúra, gyakorold be a bemutatkozásodat és a kérdésekre adott válaszaidat. Kérd meg családtagjaidat vagy barátaidat, hogy segítsenek neked felkészülni a leggyakoribb kérdésekre, mint például:

• Mutasd be magad röviden!
• Miért jelentkeztél erre a pozícióra?
• Melyek az erősségeid és gyengeségeid?
• Miért hagytad ott az előző munkahelyedet?
• Hol látsz magad 5 év múlva?

A gyakorlás segít, hogy magabiztosan és természetesen tudj válaszolni a kérdésekre.

Megjelenés és viselkedés

Az első benyomás sokat számít, ezért ügyelj a megjelenésedre. Válassz ki egy tiszta, ápolt, a pozícióhoz illő öltözéket. Légy udvarias, mosolygós és figyelmes a beszélgetés során. Kerüld a negatív megjegyzéseket a korábbi munkahelyedről vagy a versenytársakról. Légy őszinte, de ne árulj el túl sok személyes információt.

Időzítés és logisztika

Az interjú napján érkezz meg 10-15 perccel korábban. Ellenőrizd, hogy tudod-e, hol található a cég irodája, és hogy van-e parkolási lehetőség. Ha tömegközlekedéssel érkezel, számolj a menetidővel és a késésekkel. Legyen nálad toll és jegyzetfüzet, hogy tudd rögzíteni a fontosabb információkat.Ezekkel a lépésekkel biztosíthatod, hogy magabiztosan és felkészülten vághass neki az interjúnak, és a legjobb benyomást tedd a munkáltatóra.

Kérdezési technikák

Az interjú során alkalmazott kérdezési technikák kulcsfontosságúak a sikeres információgyűjtés szempontjából. Különböző kérdéstípusok használata lehetővé teszi, hogy mélyebben megismerjük az interjúalany gondolatait, érzéseit és tapasztalatait. Nézzük meg, milyen kérdezési technikákat érdemes alkalmazni az interjú során!

Nyitott kérdések

A nyitott kérdések olyan kérdések, amelyek nem egyszerű igen/nem válaszokat várnak, hanem lehetőséget adnak az interjúalanynak, hogy részletesen kifejtse a véleményét, gondolatait. Ezek a kérdések általában a „mi”, „hogyan”, „miért” szavakkal kezdődnek, és arra ösztönzik az interjúalanyt, hogy hosszabban válaszoljon. Például:

• Milyen tapasztalatai vannak ezen a területen?
• Hogyan oldotta meg ezt a problémát?
• Miért döntött úgy, hogy ezt a megoldást választja?

Zárt kérdések

A zárt kérdések olyan kérdések, amelyek konkrét, rövid válaszokat várnak, általában igen/nem válaszokat. Ezek a kérdések hasznosak lehetnek, ha pontosabb információkra van szükség, vagy ha az interjúalany túl hosszan kezd el beszélni. Például:

• Részt vett-e már hasonló projektben korábban?
• Elégedett volt-e a végeredménnyel?
• Alkalmazta-e ezt a módszert a gyakorlatban?

Szondázó kérdések

A szondázó kérdések arra szolgálnak, hogy további információkat szerezzünk az interjúalany válaszaiból. Ezek a kérdések általában a „mi”, „hogyan”, „miért” szavakkal kezdődnek, és arra ösztönzik az interjúalanyt, hogy részletesebben kifejtse a gondolatait. Például:

• Miért döntött éppen ezt a megoldást?
• Hogyan jutott erre a következtetésre?
• Mi volt az, ami leginkább befolyásolta a döntését?

Feltáró kérdések

A feltáró kérdések arra szolgálnak, hogy mélyebben megértsük az interjúalany gondolatait, érzéseit és tapasztalatait. Ezek a kérdések általában a „mi”, „hogyan”, „miért” szavakkal kezdődnek, és arra ösztönzik az interjúalanyt, hogy részletesen kifejtse a véleményét. Például:

• Milyen érzéseket keltett Önben ez a helyzet?
• Hogyan befolyásolta ez a tapasztalat a jövőbeli döntéseit?
• Miért volt fontos Önnek ez a szempont?

Ellenőrző kérdések

Az ellenőrző kérdések arra szolgálnak, hogy megerősítsük, hogy jól értettük az interjúalany válaszait. Ezek a kérdések általában a „tehát”, „vagyis” szavakkal kezdődnek, és arra ösztönzik az interjúalanyt, hogy pontosítsa vagy kiegészítse a korábbi válaszait. Például:

• Tehát Ön szerint ez a megoldás a leghatékonyabb?
• Vagyis a legfontosabb szempont a költséghatékonyság volt?
• Jól értettem, hogy ez a tapasztalat volt a legmeghatározóbb?

Összegző kérdések

Az összegző kérdések arra szolgálnak, hogy összefoglaljuk az interjúalany válaszait, és ellenőrizzük, hogy jól értettük-e a lényeget. Ezek a kérdések általában a „tehát”, „összességében” szavakkal kezdődnek, és arra ösztönzik az interjúalanyt, hogy megerősítse vagy pontosítsa a korábbi válaszait. Például:

• Tehát összességében Ön szerint ez a megoldás a legmegfelelőbb?
• Összefoglalva, a legfontosabb szempontok a költséghatékonyság és a megbízhatóság voltak?
• Jól értettem, hogy a tapasztalat és a szakértelem voltak a legmeghatározóbb tényezők?

Ezek a kérdezési technikák segíthetnek abban, hogy mélyebben megismerjük az interjúalany gondolatait, érzéseit és tapasztalatait, és így hatékonyabban tudjuk gyűjteni a szükséges információkat.

Aktív hallgatás

A hatékony kommunikáció alapja

Az aktív hallgatás kulcsfontosságú a sikeres interjúkészítés során. Nem elég csupán meghallani a másik fél szavait, hanem valóban meg is kell érteni azok jelentését. Az aktív hallgatás magában foglalja a figyelem teljes odaadását, a kérdések feltevését a megértés elmélyítése érdekében, valamint a visszajelzés adását arról, hogy megértettük a közlést.

Figyelem és empátia

Az aktív hallgatás első lépése, hogy teljes figyelemmel fordulunk a beszélő felé. Kerüljük a szétszórtságot, a telefonozást vagy egyéb tevékenységeket, amelyek elvonhatják a figyelmünket. Emellett fontos, hogy empatikusan viszonyuljunk a beszélőhöz, megpróbáljuk beleélni magunkat az ő helyzetébe, és megérteni az ő nézőpontját.

Kérdezés és visszajelzés

Az aktív hallgatás másik fontos eleme a kérdezés. Kérdéseinkkel elmélyíthetjük a megértést, tisztázhatjuk a homályos pontokat, és jelezhetjük a beszélőnek, hogy valóban odafigyelünk rá. A visszajelzés szintén elengedhetetlen, hiszen ezzel mutatjuk meg a beszélőnek, hogy megértettük a mondanivalóját. A visszajelzés történhet rövid megerősítő szavakkal, bólintással vagy a lényeg összefoglalásával.

Aktív hallgatás a gyakorlatban

Az aktív hallgatás készségét a gyakorlatban is érdemes fejleszteni. Figyeljünk oda beszélgetőpartnereinkre, tegyünk fel kérdéseket, és adjunk visszajelzést arról, hogy megértettük, amit mondtak. Ezzel nemcsak a kommunikációnkat javíthatjuk, hanem a másik fél is érezni fogja, hogy valóban odafigyelünk rá.

Előnyök az interjúkészítésben

Az aktív hallgatás különösen fontos készség az interjúkészítés során. Segít abban, hogy mélyebben megértsük a beszélő gondolatait, érzéseit és motivációit. Emellett a beszélő is jobban érzi, hogy valóban figyelünk rá, ami növeli a bizalmat és az együttműködési hajlandóságot. Így az aktív hallgatás kulcsfontosságú a sikeres és informatív interjúk elkészítésében.

Összegzés

Az aktív hallgatás a hatékony kommunikáció alapja. Magában foglalja a teljes figyelmet, az empátiát, a kérdezést és a visszajelzést. Ennek a készségnek a fejlesztése elengedhetetlen az interjúkészítés során, hiszen segít mélyebben megérteni a beszélő gondolatait és érzéseit, valamint növeli a bizalmat és az együttműködést.

• Az aktív hallgatás a figyelem, az empátia, a kérdezés és a visszajelzés készségeit foglalja magában.
• Segít mélyebben megérteni a beszélő gondolatait, érzéseit és motivációit.
• Növeli a bizalmat és az együttműködési hajlandóságot az interjú során.
• A gyakorlás révén fejleszthető a hatékony kommunikáció e kulcsfontosságú eleme.

Jegyzetelés és dokumentálás

A jegyzetelés fontossága

A jegyzetelés kulcsfontosságú része az interjú folyamatának. Segít megőrizni a fontos információkat, és lehetővé teszi, hogy később visszatérhessünk a beszélgetés részleteire. Jó jegyzetelési technikák alkalmazásával biztosíthatjuk, hogy ne menjünk el fontos részletek mellett, és pontosan rögzítsük az elhangzottakat.

Milyen információkat érdemes rögzíteni?

Amikor jegyzetelünk, a következő információkat érdemes rögzíteni:

• Az interjúalany neve, beosztása, elérhetőségei
• Az interjú időpontja és helyszíne
• Az interjú fő témái, kulcskérdései
• Az interjúalany válaszai, kijelentései
• Fontos idézetek, kulcsfontosságú mondatok
• Saját észrevételek, benyomások
• Esetleges nem verbális kommunikáció (gesztusok, testtartás, stb.)

Hatékony jegyzetelési technikák

A jegyzetelés során érdemes a következő technikákat alkalmazni:

• Rövidítések használata: Használjunk rövidítéseket, hogy gyorsabban tudjunk jegyzetelni. Például „pl.” a „például” helyett, „ill.” az „illetve” helyett, stb.
• Kulcsszavak kiemelése: Emeljük ki a legfontosabb kulcsszavakat, fogalmakat, hogy könnyen visszakereshetők legyenek később.
• Strukturált jegyzetelés: Használjunk címeket, alcímeket, felsorolásokat, hogy a jegyzeteink jól strukturáltak és áttekinthetők legyenek.
• Kiegészítő információk: Hagyjunk üres helyeket a jegyzetekben, hogy később kiegészíthessük azokat további információkkal.
• Digitális jegyzetelés: Használjunk digitális eszközöket (laptop, tablet, okostelefon) a jegyzeteléshez, hogy a jegyzeteket később könnyen rendszerezhessük és archiválhassuk.

A jegyzetelés dokumentálása

A jegyzetelés mellett fontos a jegyzeteket megfelelően dokumentálni is. Ennek során a következőket érdemes figyelembe venni:

• Rendszerezés: Rendezzük a jegyzeteket dátum, témakör vagy interjúalany szerint, hogy könnyen visszakereshetők legyenek.
• Digitális archiválás: Digitalizáljuk a jegyzeteket, hogy elektronikus formában is megőrizzük őket. Használjunk felhőalapú tárolást vagy egyéb digitális megoldásokat.
• Kiegészítő információk: Egészítsük ki a jegyzeteket a későbbi feldolgozás során szerzett további információkkal.
• Megosztás és hozzáférés: Gondoskodjunk arról, hogy a jegyzeteket a megfelelő személyek hozzáférhessék, ha szükséges.

A jegyzetelés és dokumentálás előnyei

A hatékony jegyzetelés és dokumentálás számos előnnyel jár:

• Megőrizzük az interjú során elhangzott fontos információkat
• Lehetővé tesszük a későbbi visszakeresést és feldolgozást
• Biztosítjuk, hogy ne menjünk el fontos részletek mellett
• Segítjük a későbbi elemzést, értékelést és jelentéskészítést
• Növeljük az interjú során szerzett információk hasznosíthatóságát

Összességében a jegyzetelés és dokumentálás kulcsfontosságú része az interjú folyamatának. Segít megőrizni az elhangzott információkat, és lehetővé teszi a későbbi feldolgozást és hasznosítást. A megfelelő technikák alkalmazásával hatékony és értékes jegyzeteket készíthetünk, amelyek nagyban hozzájárulnak az interjú sikeréhez.