Hogyan kell hivatalos levelet írni
Bevezetés
A hivatalos levélírás egy fontos készség, amely elengedhetetlen a professzionális kommunikáció során. Függetlenül attól, hogy egy állásinterjúra, üzleti partnernek vagy egy kormányzati szervnek írunk, a megfelelő forma és stílus használata kulcsfontosságú a sikeres kapcsolatépítés és a jó benyomás kialakítása érdekében. Ebben a részcikkben részletesen bemutatjuk a hivatalos levél felépítésének legfontosabb elemeit, hogy segítsünk eligazodni a hivatalos kommunikáció világában.
Címzés
A hivatalos levél címzése fontos része a levélnek, hiszen ez határozza meg, hogy kinek szól a kommunikáció. A címzés a következő elemeket tartalmazza:
- A címzett neve és titulusa (Mr., Mrs., Ms., Dr., stb.)
- A címzett beosztása vagy pozíciója
- A cég vagy szervezet neve
- A cég vagy szervezet címe
A címzést érdemes a lehető legpontosabban és legformálisabban megfogalmazni, hogy tiszteletet és szakszerűséget sugározzon. Kerüljük a becenévhasználatot, és ügyeljünk arra, hogy a címzett neve és titulusa helyesen szerepeljen.
Tárgy
A tárgy röviden és tömören foglalja össze a levél lényegét. Fontos, hogy a tárgy egyértelműen utaljon a levél tartalmára, és felkeltse a címzett érdeklődését. Néhány példa a jól megfogalmazott tárgyra:
- Állásinterjú meghívás – 202 június 1
- Együttműködési ajánlat a 2024-es projekthez
- Visszajelzés a 202 évi beszámolóra
A tárgy ne legyen túl hosszú, maximum 5-6 szó ajánlott. Kerüljük a felesleges részleteket, és koncentráljunk a lényegre.
Szöveg
A hivatalos levél szövege a legfontosabb része a kommunikációnak. Itt fejtjük ki a levél célját, közöljük a lényeges információkat, és fogalmazzuk meg kéréseinket vagy javaslatainkat. A szöveg felépítése a következő lehet:
- Bevezetés: Röviden ismertessük a levél célját, és köszönjük meg a címzett figyelmét.
- Tárgyalás: Részletesen fejtsük ki a levél lényegi mondanivalóját. Használjunk világos, tömör és udvarias stílust.
- Záró rész: Foglaljuk össze a legfontosabb pontokat, és fejezzük ki reményeinket a további együttműködésre vagy a válaszra vonatkozóan.
A szöveg megfogalmazásakor ügyeljünk a hivatalos stílus megtartására, kerüljük a túlzott személyességet vagy informális kifejezéseket. Fogalmazzunk világosan, logikusan és strukturáltan, hogy a címzett könnyen megértse a levél lényegét.
Záró rész
A hivatalos levél záró része a következő elemeket tartalmazza:
- Búcsúzás: Használjunk formális búcsúzási formulát, mint például „Tisztelettel” vagy „Üdvözlettel”.
- Aláírás: Írjuk alá a levelet a teljes nevünkkel, és tüntessük fel a beosztásunkat vagy a cég nevét.
- Mellékletek: Ha a levélhez bármilyen dokumentum vagy egyéb melléklet tartozik, itt jelöljük meg azokat.
A záró rész legyen rövid, tömör és udvarias. Ezzel a professzionális lezárással erősíthetjük meg a levél hivatalos jellegét.
Címzés
A hivatalos levél címzése fontos része a levélnek, hiszen ez határozza meg, hogy kinek szól a levél. A címzés helyes formátuma és tartalma elengedhetetlen a sikeres kommunikáció szempontjából. Ebben a részben részletesen bemutatjuk, hogyan kell helyesen felépíteni a címzést.
A címzett adatai
A címzett adatait a levél elején, a bal felső sarokban kell feltüntetni. Ezek a következők:
- Címzett neve
- Címzett titulusa (ha van)
- Címzett beosztása (ha van)
- Cég/intézmény neve
- Cím (utca, házszám, irányítószám, város)
A címzett adatait érdemes egy-egy sorba rendezni, hogy áttekinthetőbb legyen a megjelenése. A címzett nevét és titulusát/beosztását érdemes vastagítani, hogy jobban kiemelkedjen.
A feladó adatai
A feladó adatait a levél jobb felső sarkában kell feltüntetni. Ezek a következők:
- Feladó neve
- Feladó titulusa (ha van)
- Feladó beosztása (ha van)
- Cég/intézmény neve
- Cím (utca, házszám, irányítószám, város)
- Telefonszám
- E-mail cím
A feladó adatait is érdemes egy-egy sorba rendezni, és a nevet, titulust/beosztást vastagítani.
Dátum
A dátumot a levél jobb felső sarkában, a feladó adatai alatt kell feltüntetni. A dátum formátuma a következő lehet:
- Év.hónap.nap
- Hónap nap, év
A dátum formátumát érdemes egységesen alkalmazni az összes levélben.
Tárgy
A tárgy a levél lényegét foglalja össze röviden, egy-két mondatban. A tárgyat a levél elején, a címzett adatai és a dátum között kell elhelyezni. A tárgyat érdemes vastagítani, hogy jobban kiemelkedjen.Ezekkel a lépésekkel biztosíthatjuk, hogy a címzés a hivatalos levél elengedhetetlen részét képezze, és segítse a sikeres kommunikációt a felek között.
Tárgy
A tárgy szerepe a hivatalos levélben
A tárgy egy kulcsfontosságú eleme a hivatalos levélnek. Ez az a rövid, tömör mondat, amely összefoglalja a levél lényegét, és segít a címzettnek gyorsan megérteni, miről szól a levél. A tárgy megfelelő megfogalmazása nagyban hozzájárul ahhoz, hogy a címzett figyelmet fordítson a levél elolvasására és az abban foglaltak megértésére.
A tárgy tartalma
A tárgy általában egy rövid, egy-két mondatos összefoglalás, amely a következőket tartalmazza:
- A levél fő témája vagy célja
- A legfontosabb információk vagy kérések
- Bármilyen fontos dátum vagy határidő
Például: „Árajánlat-kérés a 202 évi irodafelújításhoz” vagy „Jelentkezés a 202 évi vezetőképző tanfolyamra”.
A tárgy megfogalmazása
Amikor a tárgyat fogalmazzuk meg, fontos, hogy:
- Lényegre törő és tömör legyen
- Világosan és egyértelműen fogalmazza meg a levél célját
- Kerülje a felesleges részleteket
- Használjon aktív igéket és egyszerű nyelvezetet
- Legyen figyelemfelkeltő, de ne legyen túl hosszú
A tárgy általában nem haladja meg a 10-15 szót. Ennél hosszabb tárgy esetén érdemes átgondolni, hogy a legfontosabb információkat sikerült-e tömören megfogalmazni.
A tárgy elhelyezése a levélben
A tárgyat a levél elején, közvetlenül a címzett neve és címe alatt kell elhelyezni. Fontos, hogy jól látható legyen, és elkülönüljön a levél többi részétől. Sok esetben a tárgyat félkövér betűtípussal vagy más formázással is kiemelhetjük.Összességében a tárgy egy rendkívül fontos eleme a hivatalos levélnek, amely segít a címzettnek gyorsan megérteni a levél lényegét, és felkelti az érdeklődését a levél további tartalmának elolvasására.
Szöveg
A hivatalos levél felépítése
A hivatalos levél egy fontos kommunikációs eszköz, amely segít megőrizni a professzionális kapcsolatot az ügyfelek, partnerek és más érintettek között. Egy jól megírt hivatalos levél nemcsak a tartalom, hanem a forma tekintetében is tükrözi a küldő szervezet vagy személy hozzáállását és szakértelmét. Ahhoz, hogy egy hivatalos levél hatékony és eredményes legyen, fontos, hogy megfeleljen a formai és tartalmi követelményeknek.
A hivatalos levél felépítése
Egy hivatalos levél általában a következő fő részekből áll:
- Címzés: A levél címzettjének neve, címe és egyéb elérhetőségi adatai.
- Tárgy: A levél fő témájának rövid, tömör megfogalmazása.
- Bevezetés: A levél céljának és a téma rövid ismertetése.
- Törzsszöveg: A levél fő tartalma, a részletes kifejtés.
- Záró rész: A levél lezárása, a további együttműködés vagy kapcsolattartás lehetőségeinek megjelölése.
- Aláírás: A levél küldőjének neve, beosztása és elérhetőségi adatai.
A címzés
A címzés a hivatalos levél legfontosabb része, hiszen ez határozza meg, hogy a levél kinek szól. A címzés a következő elemeket tartalmazza:
- A címzett neve: A címzett teljes neve, beosztása, ha releváns.
- A címzett címe: A címzett pontos postai címe, beleértve az utca, házszám, irányítószám és város adatait.
- Esetleges további elérhetőségek: Telefonszám, e-mail cím, fax szám, ha szükséges.
A címzés elrendezése általában a következő:
- A címzett neve
- A címzett beosztása (ha releváns)
- A címzett címe
- Irányítószám és város
A tárgy
A tárgy a levél fő témájának rövid, tömör megfogalmazása. Fontos, hogy a tárgy pontosan és egyértelműen fejezze ki a levél lényegét, hogy a címzett azonnal megértse, miről szól a levél. A tárgy általában egy rövid, egy-két soros mondat, amely a levél tartalmára utal.
A záró rész
A záró rész a levél lezárása, amelyben a küldő megköszöni a címzett figyelmét, és esetleg további együttműködési lehetőségeket, kapcsolattartást ajánl fel. A záró rész tartalmazhatja a küldő nevét, beosztását és elérhetőségi adatait is.Néhány példa a záró részre:
- Köszönettel és üdvözlettel,
- Tisztelettel,
- Üdvözlettel,
- További együttműködésben bízva,
- Válaszát előre is köszönve,
Ezután következik a küldő neve, beosztása és elérhetőségi adatai.
Záró rész
A hivatalos levél megírásának folyamata nem ér véget a szöveg megírásával. A záró rész legalább olyan fontos, mint a többi elem. Ebben a részben kell lezárni a levelet, és megfelelő módon elköszönni a címzettől.
Elköszönés
A levél végén mindig szükséges egy udvarias elköszönés. A leggyakoribb elköszönések a következők:
- Tisztelettel
- Üdvözlettel
- Baráti üdvözlettel
- Köszönettel és üdvözlettel
- Üdvözlettel és tisztelettel
Az elköszönés után egy néhány soros, személyes hangvételű záró mondat is elhelyezhető, amely a levél témájához kapcsolódik.
Aláírás
A levél végén a küldő személy neve szerepel, esetleg a beosztása is. Az aláírás lehet kézzel írt vagy gépelt. Ha a levél elektronikus, akkor elegendő a név feltüntetése.
Mellékletek
Ha a levélhez bármilyen dokumentum, irat vagy egyéb melléklet tartozik, akkor azt a záró rész után kell feltüntetni. A mellékletek felsorolása a következő formában történik:
- Melléklet: 1 db szerződés
- Mellékletek: 3 db számla, 1 db igazolás
A záró rész gondos megszerkesztése és a levél megfelelő lezárása elengedhetetlen a hivatalos kommunikáció során. Ezek a részletek is hozzájárulnak ahhoz, hogy a levél professzionális és udvarias benyomást keltsen a címzettben.
